Forssan kaupungin asiakirjajulkisuuskuvaus 

Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja tarkoitus

Tämä on julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 28 §:n mukainen asiakirjajulkisuuskuvaus, jonka tarkoituksena on helpottaa tietopyyntöjen tekemisessä Forssan kaupungille. 

Kuvaus sisältää tiedot asiarekistereistä, tietovarannoista, tietojärjestelmistä, tietoaineistoista sekä tietoryhmistä. 

Jokaisella on oikeus saada tietoa viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen (621/1999). Pääosin Forssan kaupungin asiakirjat ovat julkisia. Asiakirjat voivat kuitenkin sisältää myös salassa pidettävää tietoa. Salassapidolle on aina jokin julkisuuslaista tai muusta laista tuleva peruste. Asianosaisella on lisäksi oikeus saada tietoa itseään koskevista asioista. 

Asiarekisteri ja päätöksentekojärjestelmä 

Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan kaupungin on ylläpidettävä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. 

Hakuperusteet 

kaupungin asiakirjoja tai muita tietoja voidaan hakea asiarekisteristä tai tietojärjestelmästä mm. seuraavilla hakuperusteilla: 

• asiakirjan tai asian nimi 
• diaarinumero (asianumero) 
• kiinteistötunnus 
• henkilön nimi (esim. asiakas tai päätöksentekijä) 
• henkilötunnus 
• asian käsittelyvaiheet ja siinä tehdyt päätökset 
• käsittelyprosessin tila (avoinna tai suljettu) 
• asian vireillepanija 
• päätöksentekijä 
• valmistelija 
• päivämäärä

Tietopyynnön toimittaminen 

Forssan kaupungille osoitetun tietopyynnön voi toimittaa ko toimialan kirjaamoon. Kirjaamo rekisteröi tietopyynnön ja toimittaa sen käsittelyyn viivytyksettä oikealle taholle. Tarvittaessa autamme yksilöimään asiakirjan, josta tieto tarvitaan. Jos Forssan kaupunki vastaanottaa tietopyynnön, joka kuuluu toisen viranomaisen toimialaan, se siirretään kyseisessä asiassa toimivaltaiselle viranomaiselle hallintolain (434/2003) nojalla. 

Kirjaamoiden yhteystiedot: 

• Keskushallinto: kirjaamo(at)forssa.fi 
• Sivistys- ja tulevaisuuspalvelut: sivistyspalvelut(at)forssa.fi 
• Tekniset palvelut: tekninen(at)forssa.fi 
• Ympäristönsuojelu: ymparisto(at)forssa.fi 
• Seutukunnallinen rakennusvalvonta: rakennusvalvonta(at)forssa.fi 
   
  Puhelin: 03-41411 
  Postiosoite: PL 62, 30101 Forssa 
  Käyntiosoite: Turuntie 18, 30100 Forssa 
   

  Forssan kaupungin Tietovarannot 

• Alueiden käytön suunnittelu -tietovaranto sisältää alueiden käyttöön liittyvät suunnitelmat ja ne suunnitelmien lähtötiedot, jotka eivät sisälly muihin tietovarantoihin. Tietovarannosta vastaava viranomainen on yhdyskuntalautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät Dynasty -asianhallinta. 
   

• Asuminen-tietovaranto sisältää asuntolainsäädännössä kaupungille asetetut viranomaistehtävät, mm. ARA-vuokra-asuntojen asukasvalintojen valvonta ja asumisoikeusasuntojen asukasvalintojen hyväksyntä. Tietovaranto sisältää myös avustukset ja henkilökohtaiset asuntolainat. Tietovarannosta vastaava viranomainen on ympäristölupalautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmä Dynasty -asianhallinta. 
   

• Joukkoliikenne ja liikkuminen -tietovaranto sisältää kaupungin joukkoliikenteeseen ja muihin kaupungin järjestämiin liikkumisen palveluihin liittyvät tiedot sekä liikennetiedot. Tietovarannosta vastaava viranomainen on kaupunginhallitus. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmä Cloudia – hankintojen kilpailutus, Dynasty -asianhallinta. 
   

• Jätehuolto-tietovaranto sisältää jätehuollon järjestämiseen liittyvät suunnitelmat sekä lupa- ja seurantatiedot. Tietovarannosta vastaava viranomainen on alueellinen jätelautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät Facta Jätehuolto ja Dynasty -asianhallinta. 
   

• Kiinteistö-tietovaranto sisältää kiinteistönmuodostukselliset suunnitelmat ja toteutukset maaomaisuuden käsittelystä, omistus- ja muodostumistiedoista, sekä näiden oikeuksista ja velvoitteista. Tietovaranto sisältää kaupungin maa- ja vesiomaisuuden hallinnan tiedot. Tietovarannosta vastaava viranomainen on yhdyskuntalautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät Trimble Locus, Cloudia – hankintojen kilpailutus ja Dynasty -asianhallinta. 
   

• Kulttuuri ja museot -tietovaranto sisältää asiakas-, kokoelma- ja toimintatietoa, joita tarvitaan tehtävien toteuttamiseksi, jotka kunnalle on määritelty kuntien kulttuuritoimintalaissa, kirjastolaissa, museolaissa, vapaata sivistystyötä ja taiteen perusopetusta sääntelevässä laissa. Tietovarannosta vastaava viranomainen on sivistys- ja tulevaisuuslautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät Mikromarc, Tane, Populus-henkilöstöhallinto ja Dynasty -asianhallinta.  Oppilashallintojärjestelmät opistoissa: Kuvataidekoulu ja Wahren-opisto: Hellewi, musiikkiopisto: Eepos. Kaikilla lähitulevaisuudessa Koski-tietovaranto, Museot: Collecte-kokoelmanhallintajärjestelmä. 
   

• Liikuntapalvelut-tietovaranto sisältää asiakas- ja toimintatietoa, joita tarvitaan liikuntalaissa kunnan tehtäväksi määriteltyjen palvelujen järjestämiseksi. Lisäksi tietovaranto sisältää tietoa ulkoliikuntapaikoista, uimarannoista ja luontokohteista. Tietovarannosta vastaava viranomainen ovat sivistys- ja tulevaisuuslautakunta ja yhdyskuntalautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät Tane, Populus-henkilöstöhallinto, Julius tilanvarausjärjestelmä ja Dynasty -asianhallinta. 

 

• Nuorisotyö-tietovaranto sisältää asiakas- ja toimintatietoa, joita tarvitaan nuorisolaissa kunnan tehtäväksi määriteltyjen palvelujen järjestämiseksi. Tietovarannosta vastaava viranomainen on sivistys- ja tulevaisuuslautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät Tane, Populus-henkilöstöhallinto ja Dynasty -asianhallinta. 

 

• Opetus ja koulutus -tietovaranto sisältää kunnan järjestämän opetuksen ja koulutuksen tarvitsemat tiedot. Tietovarannosta vastaava viranomainen on sivistys- ja tulevaisuuslautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät Visma Inschool lukio (sis. Kurre, Primus, Wilma), Visma Inschool perusopetus (sis. Kurre, Primus, Wilma), Koski-tietovaranto ja Dynasty -asianhallinta.  
   

• Oppilas- ja opiskelijahuolto -tietovaranto sisältää oppilas- ja opiskelijahuoltolaissa määritellyn opiskeluhuollon järjestämiseen tarvittavat tiedot. Tietovarannosta vastaava viranomainen on elinvoima- ja osaamislautakunta, sivistys- ja kulttuurilautakunta ja sosiaali- ja terveyslautakunta alaisten asioiden tietovarantojen osalta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät VismaInschool 2. aste (sis. Kurre, Primus, Wilma), VismaInschool perusopetus (sis. Kurre, Primus, Wilma), Koski-tietovaranto ja Dynasty -asianhallinta.  
   

• Rakennusvalvonta-tietovaranto sisältää rakennusten lupa- ja valvontatiedot sekä rakennuksia koskevat tiedot. Tietovarannosta vastaava viranomainen on ympäristölupalautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät Trimble Locus, Dynasty -asianhallinta.  
   

• Tiet ja yleiset alueet -tietovaranto sisältää infran rakentamiseen, omaisuuden hallintaan ja kunnossapitoon liittyvät tiedot sekä yleisten alueiden lupa- ja valvontatiedot. Tietovarannosta vastaava viranomainen on yhdyskuntalautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät Trimble, Cloudia – hankintojen kilpailutus ja Dynasty -asianhallinta. 
   

• Työ- ja elinkeino -tietovaranto sisältää julkisten työvoima- ja yrityspalvelujen sekä työllisyyspalvelujen järjestämiseen liittyvät tiedot. Tietovaranto sisältää elinkeinotoiminnan ja matkailun edistämiseen liittyvät tiedot. Maaseutuelinkeinoviranomaisen palveluista vastaa Someron kaupunki.  
  Tietovarannosta työllisyyspalvelujen osalta vastaava viranomainen on työllisyys- ja elinvoimalautakunta. Tietovarantoon kuuluvat seuraavat tietojärjestelmät: Asiakas- ja henkilöstötietoa sisältävät järjestelmät: Dynasty -asianhallinta, Walmu-asiakastietojärjestelmä, UMAREK-ulkomaalaisrekisteri (kotouttaminen), Tulka-tulkkaussovellus. 
   
  Kolmansien tahojen ylläpitämät asiakastietoa sisältävät järjestelmät: TYPPI-asiakastietojärjestelmä (Hämeenlinna, TEM), Hakosalo -yritys-CRM (FYK OY), ProConsona -asiakastietojärjestelmä (FSHKY / tuleva HVA), SivariWeb-siviilipalvelus. 
  Muita järjestelmiä: Visma-tuotannonhallintajärjestelmä. 
   

• Varhaiskasvatus-tietovaranto sisältää kunnan järjestämän varhaiskasvatuksen tarvitsemat tiedot. Tietovarannosta vastaava viranomainen on sivistys- ja tulevaisuuslautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät Abilita, Päikky, Visma InSchool Esiopetus (Primus, Wilma), KOSKI-tietovaranto ja Dynasty -asianhallinta. 
   

• Vesihuolto-tietovarantoon sisältyy Forssan vesihuoltoliikelaitoksen toimialueen vesihuoltopalveluun kuuluvat tiedot. Toimintaan kuuluu puhtaan veden hankinta, käsittely ja johtaminen, vesi- ja viemäriverkoston kunnossapito ja rakennuttaminen, jätevesien viemäröinti ja puhdistus. Tietovarannosta vastaava viranomainen on Forssan vesihuoltoliikelaitoksen johtokunta. Tietovarantoon kuuluvat seuraavat tietojärjestelmät: Vesikanta-vesilaitosjärjestelmä (asiakasrekisteri ja laskutus), Dynasty -asianhallinta, Trimble Locus, VismaMovenium toiminnanohjausjärjestelmä, VismaEntry työajanseuranta, VismaSign sähköiset allekirjoitukset, Buildie, UDP-raportointi, ReaDy (Kamstrup etäluenta), Vesiportaali (Elkome). 
   

• Yleishallinto-tietovarantoon sisältyy lakisääteisten tehtävien hoitamiseen liittyvä asiankäsittely sekä kunnan edunvalvontaan, omistajaohjaukseen, sisäiseen valvontaan, riskienhallinnan järjestämiseen, arkistotoimen järjestämiseen, luottamushenkilötoimintaan ja vaaliviranomaisen tehtävään liittyvät tiedot. Tietovaranto sisältää myös henkilöstöhallinnon ja taloushallinnon tiedot. Tietovarannosta vastaavia viranomaisia ovat kaupunginhallitus, tarkastuslautakunta ja keskusvaalilautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät Dynasty -asianhallinta, Rondo - osto- ja myyntireskontra, Populus HR- henkilöstöhallinto, ProE-yleislaskutus, Nepton - työajanseuranta, Granite - työn vaarojen ja kunnan riskien arviointi sekä varhaiskasvatuslain mukainen ilmoitusvelvollisuus ja väärinkäytösten ilmoittamista koskeva tietovaranto. Sarastia PowerBI - talous- ja henkilöstötietojen tilastointi. Office 365 toimistosovellukset. Teknologian elinkaaren hallinta - 3 Step It Asset  Management. Kuntarekry - rekrytoinnin hallinta. Lato – organisaation strategian seuranta. Talousraportointi ja -suunnittelu Tane, talousarvio-ohjelma BudNet, Raindance – kirjanpito.  
   

• Ympäristönsuojelu-tietovaranto sisältää ympäristön tilaan liittyvät tiedot sekä ympäristönsuojeluun liittyvät lupa- ja valvontatiedot. Tietovarannosta vastaava viranomainen on ympäristölupalautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät Trimble Locus ja Dynasty -asianhallinta. 

 

Tietopalvelu ja tietojen luovutus 
 

Forssan kaupungin verkkosivuilla ja eri asiointi- ja palvelutoiminnoissa toteutetaan kaupungin antamaa tietopalvelua monin eri tavoin. Tämän kappaleen alle on kerätty luettelo keskeisistä palveluista ja linkit niiden omille verkkosivuille. 

• Esityslista- ja pöytäkirjahaku  –sivulla julkaistaan toimielinten esityslistat ja pöytäkirjat sekä nähtävillä olevat viranhaltijapäätökset. 
   

• Sähköinen asiointi –sivulle on koottu Forssan kaupungin verkkoasiointipalveluita. Verkkoasiointimahdollisuuksista kerrotaan myös palveluiden omilla sivuilla. 
   

• Asiointi –sivulla on kaupungin tietosuojaa koskevat asiat ja henkilörekisteriselosteet.  

• Kaupunginarkisto ja tietopalvelu -sivuilla voit tutustua kuntalaisille ja tutkijoille tarjottavaan tietopalveluun. Kaupunginarkisto palvelee asiakkaita tekemällä tietohakuja, asiakirjahakuja ja antamalla arkistoiduista asiakirjoista kopioita. 
   

Asiakirjojen tietojen antamisesta perittävät maksut määrätään kaupunginhallituksen päätöksen mukaisesti.  
 

Lisätietoja 

Kaupungin kirjaamoista saat tarvittaessa neuvoja kaupungin eri viranomaisten toimialueista ja säilytettävistä aineistoista. Kirjaamot vastaanottavat Forssan kaupungille osoitetut asiakirjat, sähköiset viestit, palautteet ja aloitteet.  Vireille tulevat asiat ja niihin liittyvät asiakirjat kirjataan kirjaamoissa sähköiseen asianhallintajärjestelmään. Tietoja asioiden käsittelyvaiheista ja päätöksistä voi tiedustella kirjaamoista. 

Kaupungin palvelupisteessä annetaan yleisneuvontaa ja opastusta Forssan kaupungin palveluista p. 03 41411.